Bilaga:  Hantera Objekt

 

Objekt i KeyControl används för att kunna koppla nycklar till ”hyresobjekt” alltså uthyrda lägenheter eller lokaler

För varje hyresobjekt registreras de nycklar som skall lämnas ut till hyresgästen genom att de tilldelas objektet i Objekthanteraren.

För att tilldela nycklar till objekt. Klicka på Visa/Objekt.

 

 

 

Objekthanteraren

 

 

I Objekthanteraren visas de låssystem som finns i KeyControl till vänster och hyresobjekten till höger.

Bilden visar lägenhet 40191-2110, till vilken nycklarna 14L1 och 56262 hör.

I detta fall en kopia av vardera.

 

 

Skapa ny objektsgrupp

 

 

 


De hyresobjekt som registreras indelas i grupper, en objektsgrupp kan vara t.ex. lägenheter och lokaler i ett visst område. För att göra ett nytt objekt måste en grupp skapas först. Öppna Objekthanteraren och högerklicka i grupplistan.

 

Välj Ny.

 


 

Egenskaper för nytt objekt.

 

Anm. Enhet är ett nytt begrepp som finns som option till KeyControl 4

Med denna teknik kan användarnas tillgång till objektgrupper,  personer och låssystem styras efter vilken enhet de arbetar på..

 


När gruppen (t.ex. området) skapats kan ett nytt objekt (i detta fall en lägenhet) läggas till i gruppen genom att välja den nya gruppen och högerklicka i lägenhetsfältet.


Rutan för nytt objekt.

När hyresobjektet är skapat så kan nycklar kopplas till lägenheten.

Det görs genom att till vänster i Objekthanteraren först välja låssystem, markera rätt nyckel och med högerpilen flytta över den till objektet.

Genom att klicka flera gånger på den röda pilen läggs rätt antal kopior till.

 

 


För att ta bort nycklar från lägenheten peka på lägenhetens nycklar till höger och klicka på vänsterpilen. För att ta bort en kopia av nyckeln klicka på knappen med vänsterpil -1.

 


Anm  I de fall information om vilka nycklar som hör till lägenheten finns i annat system (excel eller motsvarande ) kan denna objektsinformation också skapas med hjälp av import till KeyControl.

 

 

Lämna ut objektets nycklar till person.

 

Sedan tidigare har man kunnat lämna ut enskilda nycklar och knippor i KeyControl.

Det finns numera ett ytterligare utlämningsalternativ: Ut/inlämning objekt.

 

Välj aktuell person genom att peka på den i  personhanteraren och klicka sedan på ikonen ”Ut/Inlämning objekt”.

 


 

Meny Ut/inlämning objekt.

 

 

Välj Grupp och objekt i listan till vänster. Objektets nycklar visas för kontroll

i nedre vänstra listan.

Utlämningen kan vara omedelbar eller endast avse bokning av nycklar för senare

avhämtning.

Klicka på den röda högerpilen för att lämna ut nycklarna.

Den gula högerpilen kommer att boka nyckeln för framtida utlämning.

 

Vid bokning av nycklar registreras också Utlämningsdatum, och om utflyttningsdatum redan är känt även förfallodatum direkt.

Utlämningsfunktionen tar automatiskt ut det antal nyckelkopior som visas i listan till vänster, i första hand lediga nycklar, i andra hand nycklar som är registrerade för inlämning.

 

I de fall informationen finns i annat system ( ex.vis hyresdatabas) skapas även bokning automatiskt med hjälp av importerad datafil med ”flytthändelser”.

 

Objekten visas i olika färg beroende på status:

 

Svart –      Objekt till vilket nycklar ej finns utlämnade (ledigt).

                Till dessa objekt kan nycklar lämnas ut direkt eller bokas.

 

Rött           Objekt till vilket nycklar finns utlämnade men också nycklar som

                 är registrerade att de ska lämnas in ett visst datum.

                 För hyresobjekt kan dessa nycklar endast bokas på ny hyresgäst

                 (inte lämnas ut direkt)

                 För annat objekt, som definieras för enklare administration av nycklar,

                 kan flera utlämningar ske parallellt, förutsatt att det finns lediga         nyckelkopior.

 

Nycklar som tillhör ett objekt kan alltså visas på båda sidorna i menyn när man står på person som redan har tillgång till detta objekt.

 

För annan person kan objektet visas.

Blå:      Bokade nycklar

 

Grön:    Bokade nycklar som är beställda från låssmed)

 

Svart:   Objekt till vilket nycklar redan finns utlämnade.

 

 

 

Inlämning av nycklar

 

Inlämning av nycklar kan göras genom att i personhanteraren söka efter och markera den aktuella personen. Inlämningen kan vara antingen omedelbar eller så kan ett senare datum anges, förinlämning.

 

Välj aktuell person via personhanteraren och klicka på ikon ”Ut/Inlämning objekt”.

Inlämning av (speciellt enskild) nyckel registrerad på objekt kan även göras med högerklick direkt från såväl personhanteraren som systemhanteraren

 

 

Objekt till vilka nycklar är utlämnade visas till höger, genom att klicka på objektet (kan vara flera) visas också alla utlämnade nycklar inkl löpnummer i rutan under.

 

Följande status på nycklar (objekt) redovisas på höger sida.

 

Utlämnade

                 Kan lämnas in eller registreras för inlämning senast datum

 

Utlämnade men registrerade för inlämning med datum

                 Kan lämnas in                                                  

 

Bokade, ej utlämnade

Kan lämnas ut                                               

 

 

 

 

Bekräfta utlämningar och inlämningar i grupp

 

Bekräfta först inlämning av utlämnade nycklar.

 

Detta innebär att dessa nycklar kommer att ändras från status ”Inlämnas” till

”Ledig” eller ”Bokad” beroende på om någon bokning av samma nyckelkopia

finns eller ej.

Om man inte gör detta först kommer det inte att gå att lämna ut nycklar i de fall dessa är registrerade som ”inkommande”.

 

Välj Visa:

 

 

I denna meny kan man acceptera inlämningen

 

 

Högerklicka för att bekräfta inlämning.

Genom att peka med musen och hålla ner CTRL kan man markera och bekräfta fler inlämningar på en gång. Kvitto kan skrivas ut för varje inlämning.

 

Bekräfta utlämning av bokade nycklar.

 

 

Även här kan man markera flera på en gång.

Kvitto skrivs för varje utlämning.

 

 

Administration av Cylindrar

 

Administration av cylindrar förutsätter ett komplett låsschema så att vi kan se

vilka cylindrar och dörrar som påverkas av icke redovisade nycklar.


 

Här visas cylindrar till (lägenhetsobjekt) som kanske ska bytas

 


 

Om nyckel passar i flera cylindrar kan det se ut så här ( nyckelstämpel L2)

 


 

För att kunna hantera detta krävs att dörrar med monterade cylindrar är

registrerade i KeyControl.

En låscylinder med samma stämpel kan finnas monterad på flera ställen, t ex flera entréer. Detta visas inte i cylinder/nyckelinformationen ovan.