Bilaga: Import- och Exportfunktioner

 

1.   Allmänt

 

Import och Export av data beskrivs generellt i Kapitel 8.

 

Import av låssystem görs regelbundet vartefter låssystemen revideras eller nya kommer till.

 

Import av personregister kan vara aktuellt när KeyControl installeras första gången eller om organisationen har ett annat (original)register, som löne eller hyresgästregister, och man vill komplettera med nyanställd personal eller ändrade personuppgifter.

KeyControl har också möjlighet att exportera data till andra system. Detta görs dock endast i undantagsfall.

 

2. Import av Generalen-filer

 

Välj ”Arkiv / Importera / LåsSystem och därefter filformat ”Generalen-system Sök i rätt katalog efter filen ”prosjekt.zip”.  Filen som ska importeras ska alltid heta ”prosjekt.zip” annars hittar keyControl den inte.

 

Låssystem från ett flertal olika låssystemfabrikat kan finnas i Generalenformatet.

 

KabaSystem kan finnas i Generalen men också levereras i ett annat format, se avsnitt 3 nedan.

 

AssaSystem kan levereras (från Assa SecurityMaster) till KeyControl via Generalenformatet. För engångsleveranser (utan möjlighet att uppdatera låssystemet i efterhand) finns också möjlighet att importera filer från programmet KeyGuard.

Välj filformat efter behov.

 

Beroende på typ av programinstallation kan import av Generalenfiler vara begränsad till vissa arbetsplatser. Drivrutiner för databas (BDE) och rutin för uppackning av prosjekt.zip (DUNZIP.DLL) måste vara installerat lokalt på datorn som ska användas för importen, kontakta systemansvarig vid behov. På  KeyControls hemsida finns BDE (Support/uppdateringar/bdeinfosetup.exe) för nedladdning och installation.

 

2.1 Nytt låssystem från Generalen

 

Import av nytt låssystem från Generalen är normalt helt utan komplikationer.

Flera system kan finnas i samma fil, välj ett eller flera system för import.

I Generalenfiler (prosjekt.zip) kan nycklar sakna stämpel vilket orsakar att importen stannar. Titta i felloggen och står där att  BR.MERKE saknas så kontakta låssmeden som gjort Generalenfilen och be honom skriva dit en stämpel i låsschemat.

 

 

2.2 Reviderat låssystem från Generalen

 

2.2.1 Allmänt

 

Vid import av ett reviderat låssystem från generalen bör man tänka på följande:

Så länge inga nycklar delats ut eller cylindrar monterats, hanteras detta problem enklast genom att hela systemet raderas från KeyControl innan ny import görs.

Välj kommando ”Redigera / Ta bort låssystem” (stå i rätt system) och därefter

”Arkiv / Importera”

 

Om nycklar lämnats ut men inte cylindrar monterats kan man välja att låta importfunktionen radera alla cylinderregistreringar i KeyControl.

Välj ”Arkiv / Importera” och kryssa i ”Befintliga cylinder / Ta bort gamla”.

Om cylindrar finns monterade måste alternativet (standard) ”Befintliga cylindrar / Spara alla” vara valt. Efter detta måste också ett av följande alternativ väljas:           

Importera schema med unika cylindrar

                 Importera övriga system

                 Importera ej cylindrar

 

Att inte importera cylindrar kan vara aktuellt om man vet att cylindrarna inte har

ändrats eller om de ändringar som gjorts i Generalen kan vara svåra att uppdatera korrekt i KeyControl (se förklaringar nedan). Med detta alternativ väljer man att revidera cylindrarna manuellt i KeyControl efter genomförd uppdateringsimport av nycklar.

 

Varför finns valet mellan system med ”unika cylindrar” och ”övriga system” ?

KeyControl kan inte känna igen en cylinder och koppla i KeyControl redan befintlig information med kompletterande ändringar från Generalen om cylindern ändrats för någon av egenskaperna: stämpling, cylindertyp eller ytbehandling.

Det kan ju lika gärna vara frågan om en ny cylinderspecifikation som en ändring av en gammal.

Motsvarande gäller för nycklar om en nyckelstämpling ändrats. Det kan vara en

ändrad stämpling men lika gärna en helt ny nyckel.

 

I de fall problem uppstår måste användaren ofta själv revidera innehållet i KeyControl före eller efter importen, allt efter egen bedömning. Vad som är enklast kan variera från fall till fall.

För att minimera dessa manuella ändringar finns, som tidigare nämnts, två alternativa importmetoder. Förutsättningarna för dessa beskrivs nedan.

Om du importerar fler än ett system med en körning, observera att samma metod kommer att användas för alla system.

anm.

Befintliga system som importerats med sammandrag kan ha nyckel- och cylinderbeteckningar med #, tex L#1, L#2 ….. Kontakta systemsupport före nästa import.

 

 

2.2.2 Uppdatering av nycklar

 

Vad avser nycklar är problemen ganska små och för båda importalternativen gäller:

Nycklar som utökats i antal kopior i Generalen kompletteras automatiskt korrekt vid import. Om antalet nycklar har minskat raderas ej dessa kopior ur KeyControl, eftersom de möjligen redan kan vara utlämnade. Eventuell justering av detta gör användaren genom att ta bort överex för nycklar. Nycklar redovisas i det uppdaterade schemat i samma logiska ordning som i Generalen.

 

Om en nyckel har tagits bort ur Generalen raderas den ändå inte ur KeyControl

(av samma skäl som ovan). Dock raderas kryssbilden för denna nyckel och

den läggs sist i låsschemat. Det ankommer därefter på användarna att bestämma

i vilket programsystem revidering skall ske.

 

2.2.3 Uppdatering av cylindrar

 

2.2.3.1 System med unika cylindrar

 

Med detta menas ett låsschema där det inte finns två kolumner med identisk

cylindertyp, cylinderstämpel och ytbehandling.

 

Metoden (”unika cylindrar”) kan användas i två alternativ

 

- om alla cylindrar har unik stämpel

 

- om dörrar med lika cylinder redovisas summariskt i en kolumn

  (och med tillhörande antalsuppgift)

 

Metoden kan inte användas exempelvis när man har exakt likadan cylinder (inkl. delning och stämpel) för flera dörrar men ändå i låsschemat redovisar varje enskild cylinder i separat kolumn (även om det finns två identiska kolumner med antalsuppgift >1)

Gå vidare till avsnitt 2.2.3.2

 

2.2.3.1.1 Eventuella problem med antalsuppgifter för cylindrar i schemat

 

Vid import med ”unika cylindrar” uppdateras antal cylinderkopior efter samma principer som nyckelkopiorna och raderade cylindrar behålles eftersom de kan

vara monterade i dörr i KeyControl. En omonterad cylinder kan man alltid kassera om antalet är fel och om cylindern inte finns i ett enda exemplar kan man radera den i låsschemat i KeyControl.

 

 

2.2.3.1.2 Eventuella problem om tidigare cylinder reviderats

 

En cylinder som reviderats kan KeyControl inte känna igen utan denna cylinder kommer att redovisas i två versioner (den ursprungliga utan kryssbild och den reviderade med kryssbild). Cylinder utan kryssbild läggs längst till höger i schemat (vilket indikerar att cylindern inte längre existerar). Direkt framför dessa

cylindrar läggs en textlinje ”raderade cylindrar” så kan man skilja dessa cylindrar från andra reserverade cylindrar som ännu inte fått någon kryssbild.

 

Om ingen av dessa ”raderade” cylindrar är monterade kan kolumnerna utan kryssbild raderas.

 

Om en eller flera av dessa cylindrar redan är monterade ( man har redan monterat en cylinder där något av stämpling, typ eller ytbehandling var felregistrerat) men nu har ändrats i Generalen. Enklast i detta fall kan vara att man

 

modifierar egenskaperna för den cylinder som monterats

raderar den nyinlagda cylindern

flyttar den ursprungliga cylindern till rätt plats i schemat

avslutar med en ny uppdateringsimport av systemet

(detta rättar kryssbilden)

 

Cylinder utan kryssbild kan naturligtvis också bero på att någon av misstag raderat denna i Generalen. Rapportera felet.

 

2.2.3.2 Övriga system

 

Det finns också ett importalternativ ”importera övriga låssystem”. Detta skall användas när kombinationen stämpel-cylindertyp-ytbehandling inte är unik utan flera kolumner är identiska (eventuellt förutom texten i ”cylinderfunktion”).

Denna metod används när varje kolumn i låsschemat motsvarar en enda dörr oavsett om det finns ett antal dörrar med samma låsning eller inte.

 

Sett ur KeyControls synpunkt har låssystem byggda i Generalen med denna

princip följande nackdelar.

 

Administration av cylindrar (lager etc.) blir oklar.

-          Identiska cylindrar redovisas på flera rader i cylinderförteckning, oftast med antalsuppgiften 1 på varje enskild rad.

Om vald struktur med en kolumn per cylinder skall bibehållas bör

      varje ny dörr som skall ha samma cylinder (nybeställd) innebära

      revision av låsschemat. Normalt skall låsschemat revideras av

      låssmed. Fullföjs inte detta utan cylindrar beställs och monteras i

      dörr kommer detta att innebära ett schema där samma cylinder

      beskrivs i flera kolumner, i vissa fall mot unik dörr (antal 1) och i

      andra fall för flera dörrar (antal >1).

                 Kryssbilden kan vara olika för cylindrar med samma stämpling (fel)

 

Jämfört med alternativet ”unika cylindrar” har denna importmetod följande avvikelser:

 

Vid import behålles alltid antalet cylinderkopior för befintliga cylindrar oförändrat, och ändring måste göras manuellt i KeyControl ( i form av beställning)

 

Ingen omsortering till samma schemastruktur som i Generalen görs.

 

        Omkastad ordning på cylindrar slår alltså inte igenom vid import.

        Nya cylindrar visas först i schemat och bör då flyttas rätt manuellt.

 

Kryssbilden kan behöva kompletteras efter import om antalet kolumner med identisk cylinderspecifikation i KeyControl och Generalen inte stämmer överens.

 

 

3 Import av Kaba-format

 

Låssystemfiler av fabrikat KABA (Titan Combi, ExperT etc.) levererade direkt från KABA (ej från låssmed) importeras med

”Arkiv / Import / LåsSystem och filformat ”Kaba-System

 

Välj fil efter aktuellt systemnummer (.zip). (aldrig prosjekt.zip, vilket alltid är Generalen-format). Ett system / fil.

 

I Kaba-formatet har varje nyckel resp cylinder ett intern-nummer. Importen är därfor inte känslig för ändrad stämpling, omsorterat låsschema etc.

 

Utgående nycklar och cylindrar sorteras in sist i låsschemat.

 

 

3 Diverse kommentarer till import av Personregister

 

Observera att om den unika identiteten (anställningsnummer personnummer

eller liknande) har ändrats i ’levererande’ program, måste detta först ändras i

KeyControl, annars skapas en ny person, utan kvitterade nycklar, i databasen.

 

När man importerar data från ett annat personregister kan man vilja behålla information som har lagts in via KeyControl. Detta kan man kontrollera genom att utforma importfilen på alternativa sätt.

 

importraden 390312-4589,Svensson,Karin,,171 00 Åby,  

    uppdaterar namn och postadress, lämnar gatuadress ograverad

importraden 390312-4589,Svensson,Karin,  ,  ,     

                 blankar ut de två adressfälten

                 i båda fallen lämnas i KeyControl ifyllda fält utöver antal fält i

    importfilen ograverade.

                    

    När ett personregister skall importeras bör du vara ensam på systemet och

    gärna också ta en säkerhetskopia innan.

 

Om personregistret kompletteras vid en eventuell sammanslagning av två keycontrol-databaser kommer en person som kvitterat nycklar i de båda systemen att få två separata poster i den sammanslagna databasen. För ovanstående Karin Svensson blir det 390312-4589 och _390312-4589.

 

Det är också möjligt att uppdatera KeyControls personregister med hjälp av externt program. Det är dock aldrig tillåtet att radera en person med nyckelinnehav. Alternativt flyttar man en person från sin normala grupp till en speciell grupp för ”personer under utflyttning”, varifrån man därefter kan kontrollera eventuellt icke inlämnade nycklar. Genom att låta alla personer ligga kvar i KeyControl (t ex i ”borttagna personer”) behålles historiken över in och utlämning av nycklar till denna person, annars raderas dessa.

Genom att låta ett externt program istället för (eller samtidigt med) ovanstående

sätta inlämningsdatum för alla utflyttade personers nycklar kan kravbrevs-funktionen sedan användas.

All integration med KeyControl från externt program skall samordnas

med C/W CadWare AB. Telefonnr: 08-730 00 60