Bilaga: Nyckelknippor

 

Genom att gruppera nycklar kan man hålla reda på:

- Fasta nyckelknippor (nycklar som alltid lämnas in och ut tillsammans)

- Lägenhetsnycklar och andra nycklar som hör till en lägenhet. (Tvättstuga, cykelförråd)

men där det inte finns krav på att alla dessa nycklar lämnas ut tillsammans.

- Nycklar till en viss personalgrupp.

In- och utlämningen förenklas betydligt genom att man grupperar nycklarna i knippor.

Knippor kan också kopplas till adress i ”Adressregistret. Se separat dokument.

 

Skapa nyckelknippor

 

Funktionen aktiveras från rullgardinsmenyn:

 

”Administration / Hantera Knippor”

 


 

Knipporna läggs upp i olika grupper efter t.ex. anläggning eller personalkategori.

 

 

Till höger väljer du ”Grupp och väljer sedan knippa. Då visas de nycklar som ingår i knippan i menyfältet under. Till vänster finns låssystemen och där kan man välja nycklar som ska tillföras knippan. Med hjälp av att högerklicka i grupp eller knipperutan kan du skapa ”ny, ”ta bort eller ändra ”egenskaper för vald grupp eller knippa.

 

Ta bortknippa kräver att du först tar bort alla nycklar från knippan.

Det går inte att ta bort nycklar från en redan utlämnad knippa.

Ta bort grupp kräver att du först tar bort alla gruppens knippor.

 

För att göra nya knippor måste man först skapa en knippegrupp.

Peka i rutan ”Grupp” och högerklicka sedan i rutan.


 

Välj ”Ny”

 


Menyn ”Ny grupp”

”Ej delbar” innebär att löpnummer måste väljas för alla nycklar i knipporna i denna grupp.

”Delbar” innebär att man inte måste välja löpnummer på knipporna i denna grupp, utan löpnummer väljs när knippan lämnas ut. Lämpligt för knippor till lägenheter och personalgrupper.

”Valfritt” innebär att gruppen kan innehålla både knippor med fasta löpnummer och knippor utan fasta löpnummer.

”Extern” innebär att extramodulen ”Nyckelmottagning” är installerad. För beskrivning av denna se separat dokument.  

 

”Rubrik” är det begrepp som kommer att visas i menyn senare. I exemplet ovan är det knippor.

 

I första exemplet väljer vi att göra en grupp med ej delbara knippor.

 


 

Efter att gruppen skapats så gör man knippor i gruppen genom att högerklicka i nedre delan av menyn. Se nedan.


 


 

Menyn ”Ny knippa”.

Valet ”Delbar” är gråat eftersom hela gruppen angetts som ”Ej delbar”

Både fältet ”Namn” och ”Fritext” är sökbara vid knippeutlämningen.

Fältet spik avser knippans förvaringsplats.

 

 

När knippan är skapad ska nycklarna väljas ut. Välj först från vilket låssystem nycklarna ska plockas.


 


Markera sedan nyckeln i rutan ”Tillgängliga nycklar” och välj sedan löpnummer i rutan under. Då tänds den röda högerpilen, klicka på den för att föra över nyckelkopian till knippan.

 

 

 

Här är nyckeln med stämpel ”SK” och löpnummer 1 markerad för att föras över till knippan.

 

Här är första nyckeln överförd till knippan.

 


För att ta bort en nyckel från knippan markeras den och så klickar man på vänsterpilen för att ta bort den från knippan.

Fortsätt sedan med att välja fler nycklar och löpnummer.

 

För att lämna ut denna knippa så markera personen som ska ha nycklarna i ”Personhanteraren” och sedan öppnas ”Administration/Ut/Inlämning knippor”.

Här visas de tillgängliga knippegrupperna samt knipporna till vänster och personen som ska ha knippan till höger.

Välj först knippegrupp och sedan knippa.

 


 

 

 

 

Markera knippan till vänster och peka på högerpilen för att lämna ut den till

personen.

 


Alla i knippan ingående nycklar lämnas över till personen i ett moment.

Här nedan är knippan och alla dess nycklar utlämnade.

 


Eftersom detta var en ”Ej Delbar” knippa så lämnas alla nycklar ut samtidigt.

 

 


I personhanteraren visas de utlämnade nycklarna som röda med namnet på knippan som de tillhör. Dessa nycklar måste alltid lämnas ut och in tillsammans.

 

 

 

Skapa delbara knippor.

 

Delbara knippor är lämpliga att använda i de fall man vill ha stöd för att hålla reda på vilka nycklar som ska lämnas ut men det inte är lämpligt att i förväg bestämma vilka löpnummer som är aktuella.

Exempelvis lägenheter och nycklar till en viss kategori av personalen.

 

Öppna ”Knippehanteraren”

”Visa / Hantera Knippor”

 


Börja med att göra en grupp där knipporna ska vara delbara. Notera att dessa knippor ska vara för utlämning av nycklar till lägenheter och då vi vi ha rubriken ”Lägenheter”.

 

 

Skillnaden mot exemplet tidigare med den ej delbara knippan är att när nycklarna ska läggas till väljer man inte löpnummer på nyckeln.

Markera endast nyckelstämpeln i rutan ”Tillgängliga nycklar”. Klicka på högerpilen.


 

En nyckel är tillförd knippan och nu har nyckeln med stämpeln ”BLB8” markerats för att läggas till med högerpilen.


 

Nu innehåller knippan två nyckelstämplar utan angivet löpnummer.

Det går också att ha en eller flera nyckelstämpel med angivna löpnummer i en delbar knippa. Alltså en blandad knippa.

 

 

 

Utlämning av denna knippa till en person sker med menyn ”Administration/Ut/inlämning knippor”

 


Välj först knippegrupp och sedan knippa. När knippan markeras tänds högerpilen. Klicka på den för att lämna ut knippan till personen.

 


Eftersom löpnummer inte finns angivet på denna knippa kommer nyckelutlämningsmenyn upp vid utlämningen där löpnummer måste väljas. Detta måste göras för varje nyckel i knippan. Om en nyckel inte ska lämnas ut vid detta tillfälle så går det bra att avbryta utlämningen av en nyckel varvid utlämningsmenyn för nästa nyckel kommer fram.

 

 

 

Efter det att nycklarna lämnats ut så syns de inte i menyn ”Ut/inlämning knippor” eftersom nyckelkopiorna inte fanns med i knippan.

 


Nycklarna är utlämnade till personen och visas i ”Personhanteraren” som vanliga nycklar. Enligt nedan.

 


Dessa nycklar kan lämnas in en och en.

 

Om en nyckel i en delbar knippa har ett angivet löpnummer så kommer denna att visas som gul i ”Personhanteraren”. Enligt nedan.

 

 


På den nyckel visas också vilken knippa den kommer ifrån.

 

 

Rapporter

 


Knapparna ovan finns i Hantera Knippor och ger

 

- en rapport över vilka dörrar som kan öppnas med vald knippa.

- en rapport över alla knippor och dess nycklar i den valda gruppen.